Dalla scelta degli arredamenti alla disposizione delle scrivanie: ecco come organizzare gli spazi in ufficio.
Il flusso di lavoro negli ultimi anni è cambiato in maniera radicale. Cambiamento accelerato anche dallo dall’utilizzo sempre più frequente da parte delle aziende dello smart working o del telelavoro. Uno stravolgimento che ha colpito anche gli uffici, chiamati a rispondere a nuove esigenze e a nuovi modi di lavorare. Dimentichiamoci dei vecchi uffici con piccole stanze e con tante scrivanie ammassate: il presente e il futuro è degli open space, spazi aperti dove ogni persona può collaborare attivamente con i propri colleghi, migliorando sia il benessere sia la produttività.
Questo cambiamento ha portato molte società a rivedere il concetto stesso di ufficio e a delineare in maniera differente gli spazi. Se anche la tua azienda vuole ri-organizzare l’ufficio, ma non sa come fare, in questo articolo trovi alcuni consigli utili e molto semplici da mettere in pratica. Molto spesso per rendere più funzionale l’ufficio bastano pochi accorgimenti e investimenti alla portata di tantissime aziende. Ad esempio, dotando l’ufficio di pareti mobili che in permettono di adattare gli spazi in base alle esigenze dei dipendenti senza dover chiedere permessi o realizzare nuove opere murarie.
Organizzare gli spazi in ufficio: i primi passi da fare
Prima di partire con la ri-organizzazione dell’ufficio è necessario fare una valutazione dell’esistente e capire quali sono le esigenze dei dipendenti e dei collaboratori. Cambiare la fisionomia degli spazi senza tenere in considerazione le richieste di chi in ufficio passa la maggior parte del tempo è un grosso errore che purtroppo commettono troppe aziende.
Cosa fare per non incorrere in questi banali errori? In primis parlare con i propri dipendenti, magari sottoponendo loro un questionario anonimo con delle semplici domande. Una volta ottenute tutte le risposte, le puoi analizzare e capire facilmente dove intervenire in modo mirato. Questo metodo, oltre a essere abbastanza semplice, ti permette anche di risparmiare sui lavori di ristrutturazione, spostando il budget sull’acquisto degli arredamenti che migliorano il benessere dei dipendenti (ad esempio scrivanie multifunzionali, lampade, poltrone e pareti mobili).
Quali aspetti tenere in considerazione nell’organizzare lo spazio dell’ufficio
Ci sono alcuni aspetti che fungono da stella polare quando si organizza lo spazio in ufficio: il benessere dei dipendenti e la loro sicurezza. Ci sono delle normative da dover rispettare e che non è possibile emendare: ogni collaboratore deve avere il suo spazio, deve disporre di un arredamento idoneo all’attività che svolge (scrivania regolabile in altezza, sedia ergonomica) e deve lavorare in sicurezza. Non si può pensare di creare degli uffici “pollaio” con decine di dipendente in pochi metri quadrati.
Per questo motivo si opta sempre di più per degli uffici open space, in modo che lo spazio a disposizione sia flessibile e si adatti alle diverse situazioni. Questa soluzione è adatta soprattutto per coloro che si domandano come organizzare un ufficio piccolo e non sanno esattamente dove e come disporre le varie scrivanie.
Le pareti mobili: la miglior soluzione per ottimizzare lo spazio
L’ottimizzazione dello spazio è uno degli obiettivi che ogni azienda si prefigge quando deve ri-organizzare l’ufficio. Come farlo in modo efficiente e spendendo il giusto? Utilizzando le pareti divisorie mobili, una soluzione che sta prendendo sempre più piede anche in Italia. Come si intuisce dal nome, si tratta di pareti che puoi muovere all’interno dell’ufficio e che si adattano alle varie situazioni. Inoltre, essendo mobili non hanno bisogno di richieste ad hoc per essere installate.
Cosa è possibile fare con le pareti divisorie semoventi? Se ad esempio un gruppo di lavoro ha bisogno della giusta concentrazione per lavorare insieme a una presentazione o a un nuovo progetto, può crearsi la propria “isola felice” spostando delle pareti divisorie. Lo stesso discorso vale se qualche dipendente ha bisogna di privacy per una call di lavoro, oppure se alcuni colleghi sono troppo rumorosi e disturbano gli altri. Sulle pareti divisorie puoi anche montare dei pannelli fonoassorbenti.
La scelta degli arredamenti
Nell’organizzazione di un ufficio non bisogna sottovalutare la scelta degli arredamenti. Gestendo gli spazi in un’ottica open space, ogni singolo elemento deve essere funzionale alle esigenze dei dipendenti. La scelta migliore è quella di acquistare scrivanie multitasking e versatili, che possono essere spostate facilmente in modo da creare anche delle piccole isole dove quattro-cinque persone possono lavorare a stretto contatto.
Ultimo aspetto, ma non meno importante, l’illuminazione. Optate sempre per la luce naturale e quando non è possibile acquistate lampade che non infastidiscono troppo gli occhi. A risentirne è soprattutto la salute dei dipendenti.