Quali sono i criteri per archiviare i documenti cartacei? Ecco alcuni consigli e cosa prevede la normativa.
La tecnologia ha preso sempre più piede anche negli uffici: la gran parte dei documenti è in formato digitale e viene archiviata su dispositivi o in cloud. C’è ancora, però, una parte di documentazione cartacea che è necessario archiviare in modo corretto: da un lato perché per alcuni documenti ci sono disposizioni di legge che prevedono la loro conservazione e, dall’altro, perché una classificazione ordinata semplifica il lavoro.
Prima di procedere è utile definire il criterio di archiviazione, prediligendone uno che possa essere facilmente applicabile e comprensibile da tutti coloro che dovranno poi accedere ai documenti.
Capita la logica di fondo si può procedere, ritagliandosi il giusto tempo: la sistemazione di un archivio, specie se ampio, può richiedere molte ore, ma è meglio farlo con cura la prima volta per non doverci perdere ancora più tempo in futuro.
Come conservare i documenti cartacei
Il giusto sistema di archiviazione dei documenti è fondamentale per ritrovare in breve tempo ciò che ci serve. Un archivio perfettamente organizzato dovrebbe essere diviso in tre sezioni:
archivio corrente, per ciò che riguarda la gestione aziendale corrente;
archivio di deposito, per i documenti da conservare con le tempistiche imposte dalla legge;
archivio storico, se si vogliono mantenere dei documenti anche oltre il tempo previsto dalle normative.
Definite le sezioni necessarie per la propria azienda possono essere individuate eventuali macroaree per una migliore divisione. Fatto questo si deve scegliere quale criterio seguire per la classificazione dei documenti. Di solito gli ordini più comuni sono quello alfabetico o quello cronologico.
Il primo è quello più intuitivo, con il quale è più raro compiere errori. Attenzione però a definire la ratio con cui ordinare le carte: tenere conto del cognome e nome del cliente o del nome dell’azienda?
Se si sceglie l’ordine cronologico, invece, si archiviano le pratiche in base a mese e anno. Questo può essere più utile per le aziende molto grandi, dove si creano ogni settimana o mese moltissimi documenti da archiviare.
Quando è difficile scegliere tra uno degli ordini sopra indicati, si può optare per l’ordine numerico. È più complesso, ma può tornare utile quando ad esempio vanno archiviati documenti sia di persone che di società, magari anche in diverse lingue.
Quali arredi acquistare per archiviare i documenti
Ovviamente, una volta deciso come ordinare i documenti, va capito anche dove metterli. La soluzione migliore sarebbe avere una stanza che funga da vero e proprio archivio, facilmente accessibile a chiunque abbia la necessità di consultarne il contenuto e non troppo distante dall’area di lavoro.
I documenti riservati o sensibili, invece, dovrebbero essere conservati in armadi chiusi a chiave con accesso consentito solo ai lavoratori autorizzati.
Che si abbia a disposizione o meno una stanza apposita, per archiviare ordinatamente le carte serve il giusto spazio, dunque armadi o librerie abbastanza capienti da contenere tutta la documentazione senza creare doppie o triple file di faldoni, che creerebbero confusione e comprometterebbero la facile ricerca di ciò che ci serve.
Sono chiaramente necessari, poi, diversi articoli di cancelleria: raccoglitori ad anelli, cartelle, buste portadocumenti, scatole ed etichette adesive. Tutto va classificato con metodo ed etichettato in modo chiaro.
I consigli per un archivio ordinato
Come primo step vanno eliminati tutti i documenti di cui non è necessaria la conservazione. Lo spazio a disposizione è spesso abbastanza limitato e non è il caso di occuparlo con “cartacce” superflue.
Una volta diviso tutto il materiale secondo il criterio deciso inizialmente si possono riempire raccoglitori e cartelline. Nella sistemazione dei faldoni sugli scaffali bisognerebbe fare in modo, per quanto possibile, che quelli di cui si prevede una consultazione più frequente siano più a portata di mano, relegando ad esempio i documenti di minore interesse nelle mensole più in alto.
Onde evitare problemi è consigliato fare delle fotocopie o delle scansioni di tutti i documenti più importanti e di quelli che possono sbiadire nel tempo, tipo gli scontrini.
Scontato, ma non meno necessario, è il mantenimento dell’ordine e della pulizia dell’archivio. L’ordine aiuterà a ridurre i tempi di ricerca di un documento, la pulizia oltre a rendere più decoroso l’ambiente contribuirà a una migliore conservazione delle carte.
Infine, almeno una volta all’anno andrebbe fatta una revisione dell’archivio, anche più spesso se ci troviamo in un’azienda che ha a che fare con una gran quantità di materiale cartaceo, così da avere sempre i documenti più aggiornati e in perfetto ordine.